Nei rapporti con la Pubblica Amministrazione e con i gestori di pubblici servizi i certificati e gli atti di notorietà sono sostituiti da Dichiarazioni Sostitutive di certificati (o auto certificazioni) relative a circostanze e a fatti elencati dall'art.46 D.P.R. 445/2000 o di atto notorio (dichiarazione personale dell'interessato per attestare circostanze a diretta conoscenza dell'interessato e non elencati in tale norma). Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono.

D.P.R. 28.12.2000 n.445, artt.38, 46-49; - L.12.11.2011 n.183, art.15;

• i cittadini italiani;
• i cittadini dell’Unione Europea;
• i cittadini di paesi extracomunitari in possesso di regolare permesso di soggiorno, limitatamente ai dati attestabili dalle pubbliche amministrazioni italiane.

a) Dichiarazioni sostitutive di certificazioni (autocertificazioni)

Ai sensi dell’art.46 del DPR 28.12.2000 n.445 (e successive modificazioni) sono comprovati con dichiarazioni, anche contestuali all'istanza, sottoscritte dall'interessato e prodotte in sostituzione delle normali certificazioni i seguenti stati, qualità personali e fatti:

1. data e il luogo di nascita;
2. residenza;
3. cittadinanza;
4. godimento dei diritti civili e politici;
5. stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
6. stato di famiglia;
7. esistenza in vita;
8. nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente;
9. iscrizione in albi, in elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;
10. appartenenza a ordini professionali;
11. titolo di studio, esami sostenuti;
12. qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;
13. situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;
14. assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto;
15. possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria;
16. stato di disoccupazione;
17. qualità di pensionato e categoria di pensione;
18. qualità di studente;
19. qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
20. iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
21. tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;
22. di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l'applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa;
23. di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;
24. qualità di vivenza a carico;
25. tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile;
26. di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.

b) Dichiarazioni sostitutive di atto notorio

Ai sensi dell’art. 47 del DPR 28.12.2000 n.445 (e successive modificazioni) l’'atto di notorietà concernente stati, qualità personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell'interessato e' sostituito da dichiarazione resa e sottoscritta dal medesimo con la osservanza delle modalità di cui all'articolo 38 dello stesso DPR.

La dichiarazione resa nel proprio  interesse dal dichiarante può riguardare anche stati, qualità personali e fatti relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza.

Fatte salve le eccezioni espressamente previste per legge, nei rapporti con la pubblica amministrazione e con i concessionari di pubblici servizi, tutti gli stati, le qualità  personali e i fatti non espressamente indicati nell'articolo 46 sono comprovati dall'interessato mediante la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà.

La firma sulle dichiarazioni sostitutive da rilasciare alla Pubblica Amministrazione non richiede autentica;la dichiarazione di atto sostitutivo di notorietà va sottoscritta in presenza del pubblico dipendente addetto, ovvero accompagnata da fotocopia del documento di identità del sottoscrittore;

la sottoscrizione di dichiarazioni sostitutive di atto notorio ad uso privato va autenticata. La dichiarazione sostitutiva non può essere utilizzata con l'autorità giudiziaria nello svolgimento di funzioni giurisdizionali.

Non possono formare oggetto di dichiarazioni sostitutive:

• i certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o brevetti non possono essere sostituiti da altro documento, salvo diverse disposizioni della normativa di settore;
• la testimonianza non può essere oggetto né di dichiarazione sostitutiva né di atto notorio, in quanto prova che deve formarsi in giudizio;
• gli atti e documenti da presentarsi all’Autorità Giudiziaria nell’espletamento delle funzioni giurisdizionali.